Was ist eine Datenbank?

Eine Datenbank ist eine organisierte Sammlung von Informationen.

Sie kann auf verschiedene Arten genutzt werden:

• Organisation von Informationen zu Kunden / Klienten
• Informationen zu Produkten, Projekten, Lagerhaltung
• Überwachung von Verkäufen  und anderen finanziellen Informationen

Was ist eine Datenbank NICHT?

Der Zweck einer Datenbank ist, Ihre Geschäftsabläufe zu orgnisieren und Informationen leicht zugänglich zu machen, so dass sie jederzeit schnell griffbereit sind.

Eine Datenbank ist aber keine Zauberlösung für alle Ihre Datenprobleme: die Daten müssen zuerst gesammelt und dann in die Datenbank eingepflegt werden. Dies kann Ihnen niemand abnehmen. Zweitens müssen die Daten organisiert werden und extrahierbar sein, so dass  diese genutzt werden können.

Datenbanken im Vergleich zu Tabellenkalkulations-Programmen

Viele Unternehmen verwenden gerne Excel, um Informationen zu organisieren. Auf den ersten Blick ist der Unterschied zu einer Datenbank nicht all zu gross. Excel ist aber bei weitem nicht so mächtig wie eine FileMaker Datenbank, gerade wenn es darum geht, grössere Informationsmengen übersichtlich zu halten und zu verarbeiten. Informationen in eine Tabellenkalkulation einzulesen oder zu exportieren, kann sehr schnell aufwändig werden.  Manuelle Dateneingabe und Exporte und daran anschliessend Importe in andere Programme sind eher die Regel als die Ausnahme. Die Aufbereitung von Excel-Tabellen ist aufwändig, wenn es darum geht, diese zu analysieren, einen Report zu erstellen oder Daten in andere Anwendungen zu überführen.

Datenbanken steigern die  Effizienz und geben dem Management bessere Entscheidungshilfen

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Informationen, welche bei verschiedenen Mitarbeitern an unterscheidlichen Stellen abgelegt sind:

• Papier / Akten
• elektronische Dokumente, inkl. Excel, Kalendersysteme, ….
• (Mobil-)Telefone
• e-Mail Systeme, inkl Terminverwaltung
• und nicht zu unterschätzen: die Köpfe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Wenn nun all diese  Informationen systematisch in einer Datenbank zusammengeführt werden,  resultiert daraus automatisch  ein Produktivitätsschub:

•  Die Informationen sind automatisch systematisch und sinnvoll geordnet
• Die Informationen zu unterschiedlichen Bereichen an einer Stelle abrufbar
  • Adressen
  • Inventarverwaltung, Umsatzzahlen, Preisinformationen, Rechnungen, Bestellungen, Zahlungen
  • Projektfortgang
  • Kommunikationsereignisse
  • Termine
  • Aufgaben
  • vertragliche Verpflichtungen
  • Zeiterfassung
• Die Informationen können leicht an andere Anwendungen übergeben und dort weiterverarbeitet werden. Hierdurch wird der Aufwand doppelter Eingaben minimiert.

Beispiel: an der Universität Basel konnten die Mitarbeiter der Technologietransferstelle 4 mal so viele Projekte betreuen, nachdem hierfür eine massgeschneiderte Datenbanklösung eingeführt wurde. [mehr….]

Dem  Nutzer wird für die Dateneingabe und die Generierung von Reports in der Regel Eingabemasken vorfinden. Die zugrunde liegende Datenbanktechnologie wird er dabei nicht zu Gesicht bekommen. Für uns bleibt FileMaker die Datenbank erster Wahl, da sich damit schnell die gewünschten Ergebnisse realisierten lassen und zwar auch in gemischten Umgebungen, die aus Windows- und Mac-Rechnern bestehen und auch mit iPad oder  iPhone laufen.

Quelle:  www.smallbiztrends.com