Ich habe hier einige Argumente zusammengefasst, die dabei helfen sollen, eine IT Abteilung davon zu überzeugen, dass FileMaker Datenbanken erwachsene Datenbanken sind, die sich ohne grosse zusätzliche Arbeit für die IT-Abteilung betreiben lassen.

Natürlich ist es schwer, einen Menschen zu motivieren, seine Meinung zu ändern, wenn er zu einem Thema Stellung bezogen hat . Er müsste dann nämlich zugeben, dass er jetzt anders urteilen müsste.

Ich probiere es aber trotzdem.

So eine Datenbank ist nicht sicher….

Antwort:

• der Informationsaustausch zwischen der Datenbank und den Nutzern kann auf Wunsch verschlüsselt erfolgen, und zwar mit der Technologie, die auch z.B. von Banken verwendet wird, nämlich die SSL Verschlüsselung.
• Die Datenbank lässt sich nur öffnen, wenn man als Benutzer registriert ist und sein Passwort kennt.
• Auf Wunsch kann zusätzlich über Active Directory der Benutzerkreis eingegrenzt werden.
• Die Datenbank ist in der Regel nur über das Intranet erreichbar und durch eine Firewall vom Internet getrennt.
• In einer Home-Office Situation kann mit VPN auf die Datenbank auch von ausserhalb zugegriffen werden.
• Zum Öffnen muss ein FileMaker Client zur Verfügung stehen.
• Die FileMaker Datenbanken von Dr. Bauer Consulting haben das Vertrauen von namhaften Firmen und Institutionen (z.B. der zentralen Transferstelle aller Max-Planck Institute, der Universität Heidelberg oder Aachen) welche damit ihre Patente und Verträge verwalten.
• Interessanterweise steht  bei anderen MS Office Programmen wie Excel oder Access auch das komplette VBA (Visual Basic for Application; s. hier) zur Verfügung und damit kann man nun wirklich reichlich Schaden anrichten.

Wir unterstützen nur SQL Datenbanken von Microsoft (Oracle, …..)

Antwort:

Stellen Sie Ihrem Ansprechpartner in der IT Abteilung doch diese  Gegenfrage:  „…wenn wir uns eine solche Microsoft Datenbank anschaffen, heisst das dann, dass wir sie immer kontaktieren können, wenn es Probleme gibt oder wir was geändert haben wollen?“

Die Antwort der IT-Abteilung auf diese Gegenfrage kennen Sie wahrscheinlich bereits jetzt. Sie lautet: NEIN.

Dazu muss man allerdings wissen, wie eine IT-Abteilung aufgebaut ist und welche Aufgaben sie hat. Diese sind oft in 3 Bereiche aufgeteilt.

1. Die Hardware,
2. die Betriebssystem und Datenbanken
3. die Anwendersoftware.

In etwas größeren IT-Abteilungen sind für jeden Bereich unterschiedliche Mitarbeiter verantwortlich. Für jeden Bereich gibt es sogar eigene Lehrausbildungen. Bereich 1 und 2 sind grundsätzlich Aufgaben der IT-Abteilung. Bereich 3 meistens externe Einkäufe (z.B. Microsoft Word oder Access)

Im Fall von FileMaker ist hier eine Besonderheit zu beachten, welche oft zu Missverständnissen führt, wenn man diese Datenbank nicht kennt.

Warum: FileMaker ist ein „Zwitter“ da es sowohl in Bereich 2 wie auch Bereich 3 gesehen werden muss. FileMaker ist Datenbank und Entwicklerwerkzeug gleichzeitig. Der eine spricht also von FileMaker als Datenbanksystem und der andere  von einem fertig entwickeltem Programm. Grundsätzlich muss also die IT-Abteilung erst einmal FileMaker als Datenbank zur Verfügung stellen. Das heißt Server und Clients installieren und dafür sorgen das sie sich auch „unterhalten“ können. FERTIG.

Nun kommt für die IT erst die eigentlich Anwendung. Und wenn die IT vorher noch nichts mit FileMaker zu tun hatte,  dann ist das Erstaunen gross, dass jetzt nur Dateien vom Entwickler übersandt werden und kein ausführbares Programm, das mit einem Server zusammen erst die Datenbanklösung ergibt. Diese Dateien samt Backupplänen sind in 30 Minuten installiert. Damit ist dann die FileMaker Datenbanklösung auch schoneinsetzbar.

Im Fall von FileMaker heisst also Support von Seiten der IT Abteilung, dass diese  zwar den FileMaker Server und die Clients installiert und den Strom liefert, Fragen zur Bedienung der Datenbank, Angleichungen oder das Zusammenspiel zwischen der Datenbank und der Anwendung jedoch nicht als Leistungen gelten, die vom IT Benutzerservice unterstützt werden müssen.

Die Erfahrung mit FileMaker Datenbanken  zeigt, dass gerade dieser Bereich die grössere Bedeutung in der Praxis hat. Technische Probleme wie ein Absturz der Datenbank, sind bei sachgerechter Bedienung (Notstromversorgung, wenn möglich kein Zugriff über WLAN oder Mobilfunk) sehr selten. Weitaus wichtiger ist es aber, einen Ansprechpartner für Änderungen zu haben. Das Rechenzentrum wird Ihnen wahrscheinlich auch bei Nicht-FileMaker-Datenbanken  nicht helfen, eine neue Auswertung zu programmieren, oder eine neues Feld oder gar ein ganzes Modul zu programmieren.

Wir sind darauf spezialisiert, unseren Kunden auch nach der Installation Support anbieten zu können und zwar zu moderaten Preisen.

[Hintergrund dieser Problematik ist, das das Rechenzentrum die Anzahl der zu wartenden Software natürlich beschränken will. Wer macht sich schon gerne selbst mehr Arbeit als notwendig. Es ist jedoch eine Tatsache, dass FileMaker aus dem Hause Apple kommt. Entsprechend einfach ist die Datenbank zu bedienen. Ein FileMaker Server inkl. Backup-Pläne ist in spätestens 45 Minuten eingerichtet – vorausgesetzt, von Seiten der IT Abteilung steht jemand zur Verfügung, der die Firewall entsprechend konfiguriert, so dass dieser Server auch erreichbar ist. Ist der Server erst einmal eingerichtet, dann läuft er auch. Die Einstellungen lassen sich abspeichern, so dass die Einrichtung nur einmal erfolgen muss]

Wir machen da keinen Support oder … das unterstützen wir nicht…

Dies ist lediglich eine Variation der obigen K.O.-Frage.

Als Ausweg bietet sich an: könnte sich das Rechenzentrum damit anfreunden, einen virtuellen Windows-Server zur Verfügung zu stellen (Es muss also  kein Server physisch gekauft werden, sondern man „simuliert“ einen Windows-Server auf einer bereits vorhandenen Server-Umgebung. Die hierdurch anfallenden Kosten sind deshalb überschaubar).

• Falls ja, ist es in der Regel so, dass die Wartung dieses Servers das Rechenzentrum übernimmt. Die Supportleistungen für die Datenbank konzentrieren sich in der Regel auf Rückfragen zur Bedienung (hier bietet Dr. Bauer Consulting im Rahmen der Einführung eine Schulung an und in den ersten 3 Monaten 10 Stunden kostenlosen Telefonsupport und Fernwartung).

• Falls nein, kann sich die Abteilung selbst einen Server anschaffen. Die Hardware kostet incl. 3-Jährige Garantie inzwischen max. 1600 EUR, dafür erhält man ein Gerät mit externer Notstromversorgung (bei Elektrizitätsausfall) 2 Festplatten, auf denen die Daten permanent gespiegelt werden und eine externe Festplatte, falls das Gebäude abbrennt. Ein alter Monitor sollte sich noch auftreiben lassen. Damit ist der Nutzer auf alle Eventualitäten vorbereitet.

Die FileMaker Umgebung selbst läuft auf Windows und Apple Rechnern und Servern.  Einmal installiert, ist ein Eingreifen nur noch selten erforderlich (wir benennen gerne Ansprechpartner bei unseren Kunden, die das bestätigen werden). Falls es einmal doch notwendig wäre,  stehen wir gerne zur Verfügung. Mit Teamviewer (www.teamviewer.de) kann Dr. Bauer Consulting jederzeit  Support-Dienstleistungen bereit stellen und zwar ohne Anreise.

Das ist doch keine richtige Datenbank
…das ist keine relationale Datenbank…

Antwort:
diese Leistungsgrenzen einer FileMaker Datenbank werden in der Praxis wohl nicht ausgeschöpft werden:

• Anzahl Tabellen je Datei:  1  Mio.
• Anzahl Felder je Tabelle:  256  Mio. (über die Lebenszeit der Datenbank)
• Kapazität eines Felds:  2   Gigabyte (z.B. Filme) oder 1 Mrd. Zeichen
• Anzahl Datensätze pro Datei:  64 Quadrillionen (über die Lebenszeit der Datenbank)
• Dateigrösse:  8   Terabyte
• Anzahl gleichzeitiger Nutzer: 255 (FileMaker Server 11), bzw. unbegrenzt (FileMaker Server 11 Advanced)

Wir machen sicher keine  Backups (alternativ: gelöschte Daten stellen wir nicht wieder für sie her)

Antwort:

Die Backups werden vom FileMaker Server selbst gemacht. Diese Backups werden in der Regel dann von der Backuproutine, welche das Rechenzentrum über alle Server laufen lässt, mit erfasst. Gelöschte Daten lassen sich so einfach wieder herstellen.

Updates sind viel zu kompliziert

Antwort:

Hier muss man unterscheiden zwischen der Datenbank Software und der Datenbanklösung

• Datenbank Software: hier werden die Updates von FileMaker bereit gestellt. Pro Version sind dies in der Regel 2 Updates, die aus dem Internet heruntergeladen und installiert werden. Da die Datenbanklösung auf die zum Auslieferungszeitpunkt aktuelle FileMaker Version abgestimmt ist, bleibt es bei diesen 2 Updates. Ein Umstieg auf eine kommende FileMaker Lösung ist nicht grundsätzlich nötig.
• Datenbanklösung: da jeder Kunde andere Wünsche und damit eine andere Datenbanklösung hat, die durch abweichende Prozesse vor Ort bedingt sind, kann eine solche Datenbanklösung nicht einfach für alle Kunden gleichlautend upgedated werden. Vielmehr handelt es sich um Weiterentwicklungen nach Massgabe von unterschiedlichen Kunden-Anforderungen (Stichwort Support im Fall von Änderungswünschen).

Was machen Sie, wenn die Firma FileMaker Pleite geht

Antwort:

• Die Datenbank ist mit FileMaker erstellt, einer Software, die bisher rund 15 Mio. mal verkauft wurde. Die Firma FileMaker Inc.  gehört seit 1990 zu Apple und arbeitet seitdem profitabel. Einige Firmen, die diese Software einsetzen: AT&T, BP, Bank of America, Bristol-Meyers Squibb, JPMorgan Chase & Co., Tesco, Time Warner, Wal-Mart, Robert Koch Institut, Universität Heidelberg, Max Planck Innovation, Universität Wien, ETH Zürich, Maersk,…
• Wenn FileMaker pleite geht, haben also auch andere Firmen ein Problem (s. hier)
• FileMaker hat im August 2010 eine App für das iPhone und das iPad herausgebracht, mit der sich FileMaker Datenbanken auch von unterwegs aus öffnen lassen. Dies weist auf die enge Einbindung von FileMaker in die Strategie von Apple hin.

Was machen Sie, wenn die Firma Dr. Bauer Consulting Pleite geht oder … was wenn der Programmierer stirbt…

Antwort:

In den deutschsprachigen Ländern gibt es in jeder Region FileMaker Entwickler. Diese können kontaktiert werden, wenn es um Wartung oder Weiterentwicklung geht (s. hier), natürlich unter Wahrung des Geistigen Eigentums von Dr. Bauer Consulting

Wir wollen nur noch Anwendungen, die über den Browser zu bedienen sind

Antwort:

das sogenannte Cloud Computing ist modern. Ein gravierender Nachteil ist aber, dass dann die Eingabe der Daten in die Datenbank über einen Browser erfolgt. Für diese Aufgabe sind Browser nicht so gut geeignet, gerade bei Datenbanken.

Warum ist dies so ?

Browser wurden ursprünglich nur dafür konzipiert, Daten anzuzeigen, aber nicht einzugeben.

Datenbanken verhalten sich auch anders als ein Word-Dokument. Die eingegebenen Daten werden in der Regel beim Verlassen eines Feldes automatisch in die Datenbank geschrieben, da alle Nutzer auf die Informationen in Echtzeit zugreifen und alle den gleichen Datenpool (soweit es die Nutzerrechte erlauben) verwenden. Nur durch ein unmittelbares Zurückspeichern der eingegeben Daten ist die Integrität der Datenbank sichergestellt.  Die Datenbank verändert sich also permanent durch die erfolgten Eingaben.

Verwendet man einen Browser, ist dies mit FileMaker natürlich auch möglich, allerdings steht dann nicht der volle Umfang der möglichen Befehle  zur Verfügung, was die Nutzerfreundlichkeit verringert. Der Produktivitätsvorteil der Datenbank nimmt dadurch ab.

• z.B. kann man nicht ein PDF erstellen und es automatisch an eine Kontaktperson senden
• Upload von Dateien sind in der Regel aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt, da dies ein Standardverfahren unter Hackern ist, um Datenbanken zu hacken.
• Änderungen oder Eingaben müssen immer auch wieder in der Datenbank zurück gespeichert werden. Gerade im Patentbereich wären die Folgen fatal, wenn dies vergessen wird.
• Möglichkeiten zum Drucken nicht ausreichend um z.B. Briefe oder Begleitbriefe zu erstellen

Es ist also eine Tatsache, dass der Komfort in der Bedienung geringer wird und die Geschwindigkeit in der Handhabung abnimmt.

Ein weiterer Nachteil einer webbasierten Lösung ist, dass diese in der Regel sehr zeitaufwändig programmiert werden (.net oder php) und deshalb dies nur bei weit verbreiteten Lösungen wirtschaftlich vertretbar ist. Dies gilt auch für allfällige Angleichungen oder Änderungen.

Natürlich sagt Dr. Bauer Consulting no problem, die wollen ja schliesslich verkaufen

Antwort:

natürlich wollen wir Geld mit unserer Software verdienen. Dabei verfolgen wir aber das konservative Ziel, dass wir unsere Kunden zufriedenstellen und jederzeit bereit sind, unsere Referenzliste mit Ansprechpartnern in Firmen und Institutionen offen zu legen, die für Auskünfte zur Verfügung stehen. Wir denken langfristig.

Von dieser Software haben wir noch nie gehört

Antwort:

das ist gut möglich, andererseits konnten wir seit unserer Firmengründung vor  3 Jahren  so viele Kunden gewinnen, dass wir diese Kennzahlen vorweisen können:

• 7 000 Verträge
• 9 200 Patentanmeldungen
• 11 000 Projekte

Warum arbeiten Sie nicht einfach mit der Office Palette weiter, das ging doch bisher ganz gut
oder: da gibt es doch noch andere Lösungen, die genauso gut sind

Antwort:

• Es mag Software zur Vermarktung von Waren oder Dienstleistungen geben, die Vermarktung von Geistigem Eigentum funktioniert aber anders. Mit Hilfe unserer Software und der darin abgebildeten Strategie kann die Universität Basel 30 % der Erfindungen erfolgreich vermarkten.
• Nachdem die Universität Basel unsere Software eingeführt hatte, konnte dort die Anzahl Projekte pro Mitarbeiter/in um den Faktor 4 gesteigert werden
• Gerade in Teams zeigt eine Datenbank ihre wahre Stärke: alle haben den gleichen Informationsstand, keine Information geht verloren, auch bei wechselnden Mitarbeitern
• Der Entwickler arbeitete 9 Jahre im Marketing und  7 Jahre im universitären Technologietransfer und in einer Unternehmensberatung für Geistiges Eigentum. Dieses Wissen ist in die Software eingeflossen.
• Der modulare Aufbau ermöglicht es, die Software schnell an unterschiedliche Kundenbedürfnisse anzupassen. Die Software ist also an Ihre Bedürfnisse angepasst (nicht umgekehrt: Sie müssen sich anpassen).
• Es mag zwar Software für Patentanwälte geben, diese enthalten aber Features, die auf Patentanwälte zugeschnitten sind. Die Amtsgebühren in Argentinien dürften für Sie nicht so interessant sein. Sie interessiert eher, bis wann Sie dem Forscher mitteilen sollen, dass seine Erfindung aufgegriffen wird. Und diesen Termin wollen Sie nicht vergessen. Die Datenbank informiert Sie auf Wunsch per e-mail über Ihre Termine.
• Es mag zwar Software für Rechtsanwälte geben, enthalten diese aber Features zum Vertragsmanagement?
  Rechtanwälte stellen Rechnungen, Auswertung von Kennzahlen (z.B. Anzahl Verträge je Firmengrösse) sind mit so einer Software nicht möglich.

Das ist uns zu teuer…
… wir wollen nur Open Source Software…
…das machen wir lieber selbst…

Antwort:

Das ist natürlich auch möglich. Sofern man diesen Lösungsweg aber betriebswirtschaftlich betrachtet, wird man erkennen, dass dies in der Regel teurer ist, da man von vorne anfängt. Zukaufen ist immer billiger als selbst etwas zu programmieren. Hinzu kommt, dass FileMaker unschlagbar ist, wenn es darum geht, schnell und damit kostengünstig eine Lösung zu erstellen (s. hier). Wenn die Software z.B. auch im Rahmen einer Semesterarbeit oder einer Diplomarbeit erstellt wurde, ist dann natürlich auch die Frage, wer anschliessend die Wartung und den Support übernehmen wird. Der Nutzer erhält auch ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht nachdem die Datenbanklösung erst einmal angeschafft wurde. Wiederkehrende Zahlungen/Miete entfällt.

Die Installation ist ja viel zu kompliziert, da müssen wir ja zu jedem Rechner kommen und die Software installieren

Antwort:

Der FileMaker Client lässt sich -wie jede andere Software auch- dezentral installieren, z.B. mit NetInstall. Der Benutzerservice muss also nicht von Rechner zu Rechner gehen.

Und zum Schluss das Argument, das sich am universellsten einsetzen lässt um etwas nicht einführen zu müssen: Das ist bei uns nicht Standard

Antwort:

Wer immer das gleiche tut, braucht sich nicht wundern, wenn er immer die gleichen Ergebnisse bekommt.